如何規劃一場活動的人力配置？從活動前中後期看活動人力安排

【推薦原因】

當活動現在的人員配置，關乎著活動進行，同時也關乎著活動的隱藏成本，有許多剛接觸活動企劃的人，很長會忽略到現場的人力成本，如果要讓活動順利且有適當的成本管理，就要在人置人力時，規劃好所需要的人手以及任務。

內容目錄

如何規劃一場活動的活動人員呢？

首先必須先規劃出裡的細流，也竟是根據時間軸，裂罅這場活動的所有待辦事項，並且分為「必須」要做的，以及「可以做」的，現人力吃緊時，以完成必須為首要目標，人力略微充足時，再完成其他項目。

盤點完成工作內容後，接著可以以時間，去分配你的人力。通常活動，會以活動前期活動中活動後去做分配。

活動前期：包含場地佈置、前置到課程開始以前的這些時間。
活動中：主持人宣布活動開始到講師結束拍完大合照，這段時間都算在活動中。
活動後期：拍完大合照後，到後續交流以及最後撤場的這些時間。

所以我們可以根據這三大段的時間去規劃需要做多少的事情，並且分配我們的人力。以下也根據30-50人的小場活動分享人力配置。

活動開場前需要的人力

活動前期大部分的人力大多為現場的文宣場佈布置、報到臺前置，以及學員報到引導人員，因此人力大概在3-5人，如果人力較為吃緊的話，也可以壓在3人以內。

人力缺乏時，事置作業就非常重要，在前3天先盤點器材、包裝文宣，以及和場地方確認投影器材等設備的操作方式，就可以大大減省當天的前置時間。甚至，你可以在課前提醒的Email或簡訊，附上你的課程地圖，並備註建議抵達時間，就減少引導人員這個人力。

活動中需要的人力

一場活動開場後，是最不需要人手的時候(撇除需要助教的教學型課程)，這時候只需要一位主持人，以及一位支援人員，應變現場的突發狀況，或協助講師、學員互動，以及活動側拍，基本上就可以完美的結束課程。

活動結束時需要的人力

一場活動的好壞會取決於活動結束後，是不是會有學員和講師或是活動企劃人員互動，因此活動結束後安排1-2人去和學員們互動交流是必須的，從對談裡去和學員建議關係或是詢問課程的反饋，都對於累積品牌名聲或是課程檢討有很大的幫助。

但這樣的公關互動並不建議由主持人擔任，主持人這時得和講師寒暄或是交流，以利後續長期的合作或是配合。想想看如果你是講師，上完課後，主辦單位並沒有任何人要與你交流，於是你收好東西就直接離開教室，這個場景是不是有說不出來的疙瘩？大多數的講師，都會希望在活動後聽到主辦方的反饋或是與學員之間的交流，而這也是好的主辦方需要注意的事。

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TC Summary

活動前：場佈、報到、引導，約3-5人

活動中：協助講師以及場控，約1-2人

活動後：交流互動，約1-2人

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