如何撰寫工作說明書？企業想做好人才管理就不能漏看！

【推薦原因】

一家好公司必須在成立初期就建立完善的內控制度，「工作說明書」就是其中最關鍵的環節，對於中小企業來說更是重要。工作說明書不僅能讓員工清楚認識自己職位的工作內容、權利、福利，對於一些突發狀況，也能交接的快速且容易上手，例如:有人臨時請假或離職。制定好的工作說明書不僅能讓員工工作更有效率，對於企業來說管理起來也更輕鬆方便。有興趣者請參考以下整理~

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想要讓你的員工有效率的完成工作，就少不了工作說明書，從工作說明書裡，我們可以清楚的知道每一個職位需要做的事情，以及完成的關鍵指標。

 

工作說明書需要包含哪些內容

1.所屬部門、職等、職稱：

工作的「權責利」如果失衡或是不明確，很容易操作內部溝通不順，或是互相推工作、工作都累積在一個人身上這類型的問題發生，因次工作說明書的首要就是寫出這些工作是誰負責、你有哪些權力以及你所享有的福利(利益)。

2.職位工作內容：

工作內容可以每天、每週、每月甚至是每年做說明，同時你必須說明職位的重要性和目的。例如：針對客服小編這個職位，在公司的職位目的就是維持公司與客戶之間的關係，並且在面對客服疑問時，以不侵害雙方利益的情況下，提供完善的方案，解決公關危機。因此我們可以知道客服小編的日常工作應該包含：定期回答官網來信、Messneger客服提問等，而每週應該更新與修正的FAQ問題，每月須提供當月客訴率，以及客戶意見反饋等。

3.工作比重：

有個很有名的理論是2/8法則，這個理論認為80%的工作成就，來自20%的重要工作，也就是說當時間緊湊時，比起努力完成了100件重要的事，不如先完成20%最重要的事。因此如果你不希望你的員工指在意不重要的雜事的話，在你的工作說明說裡，備註上重要性，更能幫助你的員工了解自己該做的事。

4.溝通、協作、向上關係：

大部分的工作都會需要多方的往來，對內對外都會有需求，而明確列出工作時要溝通協作的對象，且說明哪些內容是需要協作處理，可以加速協作的時間，同時也能避免越級報告的情況。

5.人員相關條件：

列出條件的目的，是為了讓工作者知道自己目前還缺乏的工作技能，或是如果要晉升資深人員、主管時，還需要做哪些事情。這通常也會和升遷、培訓有很大的關係。

 

中小企業更需要工作說明書

大部分的中小企業都會因為人手不足，或是人力需求不高等情況，很少著墨在工作說明書上，但事實上所有公司都會需要有工作說明書，原因有兩個，企業要擴張時，一定要有規範才能讓更多人快速加入且上手，有工作說明書會更好管控各個新進人員的工作內容。第二，就算沒有要擴張，公司人員臨時請假，或是有人要離職時，人數本來就不多的中小企業會更吃緊，而如果有工作說明書，不僅交接時會更快速，找不到人替補時，也可以根據工作說明書分擔重要的工作項目下去。

 

中小企業要如何開始工作說明書

工作說明書沒有什麼大太的技巧，原則上就是要花時間去撰寫，首先第一點就是要先盤點各職缺的工作內容以及所需的時間，確認重要性並且補上工作規範、操作模式等，通常都會由公司的資深員工協助撰寫，或是直接聘人資專注做好人力管理做快。

當然想要快，最好的方式還是外聘顧問導入，讓專業的幫你建立完善的工作說明書。

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TC Summary

工作書需要包含的內容

所屬部門、職等、職稱:誰負責那些工作，享有哪些權力及福利

職位工作內容:職位的重要性及目的

工作比重:讓員工了解該做的事，

溝通、協作、向上關係:明確列出工作時要溝通協作的對象，且說明哪些內容是需要協作處理

人員相關條件:讓工作者了解自己缺乏的技能

為何中小企業需要工作說明書

1.有工作說明書會更好控管各個新進人員的工作內容

2.有人請假或離職可以根據工作說明書分擔重要的工作項目下去交接

如何開始

先盤點各職缺的工作內容以及所需的時間，確認重要性並且補上工作規範、操作模式等，如果想要完成的又快又好則建議還是外聘專業顧問。

 

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